租樓按金紀錄：付款、入伙及退租資料點整理
把按金付款、入伙清單、維修往來及退租紀錄放在同一時間線。整理資料不等於預先判定退款或扣款結果。
按租期把文件排成時間線
先保留租約及付款紀錄，核對金額、日期及付款用途。按金、預繳租金和其他款項分開列出，避免日後只剩一個總數而不知道各筆款項的性質。
入伙及退租清單用同一組位置和物品名稱，維修往來則按問題編號連上。若對方提出結算或扣款，保存其實際項目和理由，再按租約及適用情況跟進。
按金文件夾放甚麼
原文件與自己的摘要分開保存，摘要能連回原始紀錄。
| 要記錄的事 | 資料 | 跟進 |
|---|---|---|
| 款項 | 用途、金額及收款紀錄 | 對上租約 |
| 入伙 | 物品清單及狀況相片 | 保留確認版本 |
| 租期內 | 維修及變更往來 | 連到問題編號 |
| 退租 | 交匙、讀數及結算資料 | 列出未答事項 |
例子：入住時已有的刮痕
入住相片及清單已記下門面刮痕，退租時把相同位置的紀錄並排放好。這樣可以說明資料所記的情況，但結算仍須按實際條款及雙方確認內容處理。
結算前要找得回的文件
- 各筆款項用途清楚
- 入伙及退租用同一位置名稱
- 對方提出的項目及回覆完整保存