租楼按金纪录：付款、入伙及退租资料点整理
把按金付款、入伙清单、维修往来及退租纪录放在同一时间线。整理资料不等于预先判定退款或扣款结果。
按租期把文件排成时间线
先保留租约及付款纪录，核对金额、日期及付款用途。按金、预缴租金和其他款项分开列出，避免日后只剩一个总数而不知道各笔款项的性质。
入伙及退租清单用同一组位置和物品名称，维修往来则按问题编号连上。若对方提出结算或扣款，保存其实际项目和理由，再按租约及适用情况跟进。
按金文件夹放甚么
原文件与自己的摘要分开保存，摘要能连回原始纪录。
| 要记录的事 | 资料 | 跟进 |
|---|---|---|
| 款项 | 用途、金额及收款纪录 | 对上租约 |
| 入伙 | 物品清单及状况相片 | 保留确认版本 |
| 租期内 | 维修及变更往来 | 连到问题编号 |
| 退租 | 交匙、读数及结算资料 | 列出未答事项 |
例子：入住时已有的刮痕
入住相片及清单已记下门面刮痕，退租时把相同位置的纪录并排放好。这样可以说明资料所记的情况，但结算仍须按实际条款及双方确认内容处理。
结算前要找得回的文件
- 各笔款项用途清楚
- 入伙及退租用同一位置名称
- 对方提出的项目及回复完整保存