租屋維修點記錄：位置、通知及跟進時間
先記錄現場所見，再按租約及實際安排聯絡處理人。相片、通知和回覆各自有日期，較容易了解還有甚麼未完成。
把所見、通知及回覆分開記
把位置、現象、發現日期及可見變化寫清楚。不要只寫『壞了』，也不要憑相片自行判斷成因；適合由專業人士檢查的事項，留下需要查問的問題。
閱讀租約和已確認的聯絡安排，把第一次通知、對方回覆及到場時間分開記錄。費用、進入單位及完成後的確認，要保留實際書面安排，不預設一定由某一方負責。
維修紀錄的四個部分
同一問題沿用同一編號，新的回覆加在後面。
| 要記錄的事 | 資料 | 跟進 |
|---|---|---|
| 所見 | 位置、日期及相片 | 描述可見情況 |
| 通知 | 聯絡對象及原訊息 | 保存送出紀錄 |
| 安排 | 到場、進入及費用答覆 | 核對租約及確認內容 |
| 完成 | 處理結果及仍待跟進事項 | 更新同一問題紀錄 |
例子：同一窗邊問題再次出現
窗邊原先有水漬，處理後下次落雨又出現。用同一問題編號加入新日期和相片，連同之前的通知及處理紀錄交給跟進人，讓對方了解整段經過。
聯絡前整理資料
- 位置及現象描述清楚
- 通知及回覆有日期
- 費用及進入安排按實際確認保存