白居二批准信與購買資格證明書：下一步文件分開
獲配額通知、批准信及購買資格證明書各有作用，按批准信要求辦理下一步，不把信件直接當成證明書。
按文件名稱辨認階段
房委會白表第二市場資料列明，獲配額者須依批准信安排申領相應購買資格證明書。把信件日期、所涉房委會或房協單位類別與所需程序列出。
保留申請編號、信件及費用通知，向適用的發出單位核對文件要求。證明書收到後另記有效日期及適用範圍，交易前交由負責人員核對。
把信件與證明書並列
先確認手上是哪份文件。
| 要記錄的事 | 資料 | 跟進 |
|---|---|---|
| 通知 | 編號及配額資訊 | 讀清下一步 |
| 批准信 | 日期及所列要求 | 核對辦理期限 |
| 發出單位 | 房委會或房協範圍 | 按單位類別辦理 |
| 證明書 | 範圍及有效日期 | 交易前再核對 |
例子：只有批准信
只收到批准信時，把申領證明書列作下一步，按信件日期及要求安排，不向交易人員聲稱已持有另一份尚未發出的文件。
手上文件與描述一致
- 信件及證明書分開
- 發出單位已核對
- 期限按實際文件